Bakım Maliyetlerinizi Nasıl Takip Edebilir ve Yönetebilirsiniz?
Yüksek bakım maliyetleri, fiziksel varlıklar için başarıyı olumsuz etkileyebilir. İşletme maliyetlerini artırarak kar marjlarını düşürür. Ancak, düzgün işleyen ekipmanlar olmadan faaliyet gösteremezsiniz. İşin püf noktası, bakım giderlerinin nasıl kontrol edileceğini belirlemektir.
Bunun için, bakım aktivitelerinize dair ayrıntılı bilgilere sahip olmanız gerekmektedir. Hangi eylemler ve varlıklar en yüksek maliyete sebep oluyor ve neden? Tüm kuruluş ve tekil varlık düzeyinde bakım maliyetleri nasıl doğru bir şekilde izlenebilir? Öğrenmek için okumaya devam edin.
Bakım maliyetlerini anlamak
Bakım maliyeti, fiziksel varlıkları optimum çalışma koşullarında tutma çabalarınızın sonucu olan tüm harcamaları temsil eder. Bir araba, kiralık mülk, jeneratör veya daire testere gibi varlıkların düzenli bakıma ihtiyacı varsa, bakım maliyetlerine neden olacaktır.
Üretim, havacılık ve inşaat gibi varlık yoğun endüstriler, bakım bütçelerini kontrol altında tutmak için güçlü bir teşvikle karşı karşıyadır. Bakım maliyetlerini izlemek, bakım departmanlarının etkinliğini değerlendirmek için kullanılan yöntemlerden biridir. Bu bağlamda, bakım maliyeti genellikle önemli bir bakım KPI'sı (ana performans göstergesi) olarak kabul edilir.
Bakım maliyetlerine doğru yaklaşım
Birçok işletme sahibi, bakım söz konusu olduğunda yanlış bir zihniyete sahiptir. Bunu yalnızca bir maliyet merkezi olarak düşünürler (doğrudan kâr etmeyen bir işlem). Bu onların, kuruluşlarının uzun vadeli çıkarına olmasa bile, toplam bakım maliyetlerini düşürmeleri için bakım direktörlerine ve yöneticilerine sürekli baskı yapmalarına yol açar.
Bakım maliyetlerini düşünmenin doğru yolu, bunu bir yatırım gibi ele almaktır. Bakım faaliyetleri gerçekleştirerek para kaybetmezsiniz; ekipmanınıza yatırım yaparsınız. Varlıklarınızın performansını ve ömrünü artırmak ve gelecekteki aylar ve yıllar için üretim gecikmelerini azaltmak amacıyla harcama yaparsınız - bu da uzun vadede karınıza katkıda bulunur. Bakım profesyonellerinin her zaman bütçelerinin sınırları dahilinde çalışması gerekecektir. Bakım harcamalarını başarılı bir şekilde yönetme şansına sahip olmak için, bakım faturalarına hangi faktörlerin katkıda bulunduğunu anlamaları gerekir.
Toplam bakım maliyeti hesaplamasına neler dahildir?
Bir varlığın gerçek maliyeti yalnızca satın alma fiyatından ibaret değildir. Bir departman yeni bir ekipman satın alırken, sürekli bakım ve onarım maliyetlerini de dikkate almalıdır. Devam eden bakımın ortalama maliyeti, bir varlıktan diğerine önemli ölçüde değişebilir. Düzenli bakım ihtiyacı, aşınma ve yıpranmayla nasıl başa çıkıldığı, yedek parça maliyeti gibi faktörler, belirli bir varlığın yıllık bakım maliyetlerini etkileyen unsurlardan yalnızca birkaçıdır.
Bu tür bütçeleme kararları, belirlenen bakım bütçesini aşmadıkları sürece genellikle bakım yöneticilerine ve müdürlere bırakılır. Yıl sonunda, işletme sahipleri genellikle bilançolarda toplam MRO (bakım, onarım, operasyonlar) maliyetleri olarak gösterilen toplam maliyetleri incelemeye odaklanacaktır.
MRO maliyeti, işçilik maliyetleri, yedek parça ve malzemeler, bakım tedarikçileri, enerji maliyetleri ve genel harcamalar şeklinde ayrılabilir. Bu kategorilerin her birinde maliyetleri etkili bir şekilde izlemek, gelecekteki bakım maliyetlerinin azaltılmasının anahtarıdır.
Sıklıkla göz ardı edilen önemli bir faktör, üretkenlik kaybının dolaylı maliyetidir. Çoğu bakım faaliyeti sırasında varlığın kullanılamaz hale gelmesi gerekmektedir. Eğer bakım planlanmış veya beklenmeyen bir onarım normal çalışma saatleri içinde gerçekleşirse, bu kayıp üretim saatleriyle sonuçlanır ve bu da kayıp kar anlamına gelir. Şirketin ne kadar kayıp yaşayacağı, etkilenen varlığın ticari operasyonlar için ne kadar kritik olduğuna ve toplam ekipman arıza süresinin uzunluğuna bağlıdır.
Bakım masraflarını nasıl izlemeli
Toplam bakım maliyetlerini ölçmenin en kolay yolu, bir CMMS sistemi kullanmaktır. Yalnızca bir kez kurmanız yeterlidir ve devam eden tüm maliyetleri otomatik olarak izleyebilir. Teknisyenlerin, bir Planlı Bakım veya İş Emrini kapatırken harcanan süre ve kullanılan parçaları girmeleri doğru verilerin sağlanması için gereklidir.
Alternatif olarak, bir rapor hazırlamanız gerektiğinde, Excel sayfalarını ve faturaları inceleyerek saatler harcamanız gerekebilir. Bunun ne kadar eğlenceli olduğunu düşünebilirsiniz.
Genel bakım maliyetini izleme
Bakım maliyetlerini etkin bir şekilde yönetmek için doğru verilere ve maliyetleri parçalar ve varlıklar gibi kategorilere ayırma becerisine ihtiyacınız vardır. Bu, sorunlu alanları bulmanıza ve gidermenize yardımcı olur.
Limble'daki toplam bakım maliyeti üç ana kategoriye ayrılır:
Parçalara harcanan
İşgücü için harcanan (maaş, sosyal haklar ve fazla mesai ücreti gibi maliyetleri içerir)
Faturalara harcanan (örneğin, özel bir onarım için bir satıcıyı aradığınızda veya eksik bir parçayı almak için bir hırdavatçıya gittiğinizde)
Aşağıdaki örnekte, parçalar, dış satıcılar ve işçilik için maliyet kırılımlarını içeren özel bir aylık rapor görebilirsiniz.
Bu tür bir rapor, genel bakım maliyetlerini izlemek için harika bir yoldur. Ancak, iyileştirilecek alanlar bulmak istiyorsak, daha ayrıntılı raporlara erişmemiz gerekmektedir. İşte bunu ele alacağımız kısım budur.
Tek bir varlık için giderleri takip etme
Satıcı faturaları varlıklara bağlıdır. Yedek parçalar varlıklara harcanır. Varlıklar üzerinde bakım çalışmaları yapıldığında işçilik maliyetleri ortaya çıkar. Bir CMMS, maliyetleri fatura türlerine, yedek parça türlerine ve yapılan işin türüne göre ayırmanıza izin verse de, en yararlı raporlar belirli varlıklara odaklanan raporlar olacaktır.
Bir klimanın toplam sahip olma maliyetini hesaplamaya çalıştığınız bir CMMS'siz dünyayı hayal edin. Varlık üzerinde ne kadar bakım yapıldığını ve hangi yedek parçaların kullanıldığını bulmak için kağıt iş emirlerini incelemeniz gerekir. Bu bilgiyi bulduğunuzda, bunun doğru olduğunu ve hiçbir İş Emrinin yanlış doldurulmamış olduğunu ummalısınız. Bundan sonra, kullanılan her bir yedek parçanın maliyetini bulmak için elektronik tablolarda arama yapmanız gerekir.
Ardından, ÖnleyiciBakımları ve İş Emirlerini kimin, ne kadar süreyle ve bir kısmının fazla mesai olup olmadığına bakmanız gerekir - böylece ek tabloları inceleyebilir ve işçilik maliyetlerini hesaplayabilirsiniz.
Veya, Limble gibi bir dijital çözümü kullanarak tüm bu bilgileri birkaç tıklamayla dışa aktarmaya hazır halde bulabilirsiniz.
Bakım bütçesini yönetmenin en kolay yolu, bakım verilerinize ilişkin derinlemesine bir içgörüye sahip olmaktır. Varlıklarınızın size ne kadar mal olduğunu ve maliyetleri azaltacak ve israfı ortadan kaldıracak yerler bulmanın neden daha kolay hale geldiğini bilerek.
CMMS inanılmaz derecede faydalı olsa da bakım giderlerinizi kontrol altında tutmanın başka yolları da vardır. Sıradaki konulara değineceğiz.
Genel bakım maliyetleri nasıl azaltılır
Bakım bütçenizi azaltmanın yeni yollarını bulmak her zaman zordur. Aşağıda bakım maliyetlerini azaltmak için kapsamlı bir fikir listesi bulunmaktadır:
Modern bir CMMS çözümü uygulayarak bakım giderlerini takip edebilir ve en yüksek maliyetlere neden olan eylemleri ve varlıkları tam olarak belirleyebilirsiniz.
Envanter ihtiyaçlarını doğru bir şekilde tahmin etmek ve yedek parça envanter maliyetlerini azaltmak için bir envanter yönetimi çözümü kullanın
makine operatörlerinin uygunsuz kullanım nedeniyle ekipmana zarar verme şanslarını azaltmak için işe alım sürecini iyileştirin
bakım tedarikçileri ve yedek parça sağlayıcıları ile daha sıkı pazarlık yapın
yalın bakım prensipleri uygulayın
otonom bakım uygulayın
varlık sağlığını izlemek ve bakım programınızı optimize etmek için uzaktan izleme teknolojisine yatırım yapın (bu, pahalı onarımlardan kaçınmanıza ve genel işçilik maliyetlerini düşürmenize yardımcı olabilir)
önleyici bakım ve kestirimci bakım gibi proaktif bakım stratejilerine odaklanın (ekipmanın bakımı, tamir etmekten daha ucuzdur)
Bu listedeki hiçbir şey, birkaç kişiyi işten çıkarmak gibi hızlı bir çözüm değildir. Ancak bunlar çok daha üstün ve uzun vadeli çözümlerdir. Bu adımları uygulamak, sizi birçok önlenebilir maliyet oluşturan sistematik sorunları çözmeye zorlayacaktır.
Bakım maliyeti vs sermaye harcaması
Muhasebe açısından, genel bakım giderleri ile sermaye harcamalarını birbirinden ayırt etmek önemlidir.
Özetle, düzenli bakım maliyetleri, varlıkların orijinal durumlarını korumak amacıyla gerçekleştirilen sürekli bakım işlemlerini kapsar. Bu, rutin bakım faaliyetleri, yedek parça değişimi ve basit onarımlar gibi işlemleri içerir.
Sermaye harcamaları ise, önemli kaynak yatırımı gerektiren büyük tadilatlar ve iyileştirmeler gibi bakım giderleridir. Düzenli bakımın aksine, sermaye harcamaları varlık değerini yükseltir.
Standart bakım işlemlerinin getirileri 12 aydan kısa süreli olduğu için, bu giderler cari yılın gelir tablosunda yer alır. Buna karşın, sermaye harcamalarının getirileri 12 aydan daha uzun sürelidir ve bu sebeple zaman içinde amortisman ile değerleri azaltılabilir.
Bazen birikim sağlamak adına harcama yapmak gerekir
Bakım yatırımları, uzun vadede en akıllıca çözümlerden biridir. Sürekli onarımlar gerektiren yaşlı bir varlığa yatırım yapmak yerine, yeni bir makine satın almak daha mantıklı olabilir. Orijinal parça ve malzemelerle yapılan yatırımlar, varlık ömrünü uzatarak acil onarım ihtiyaçlarını azaltabilir. CMMS'ye yapılan yatırım, birçok açıdan tasarruf sağlayacaktır. Bakım teknisyenleri ve operatörleri eğitmek için harcanan küçük meblağlar, pahalı ekipmanlarla çalışırken maliyet-etkin olabilir.
Elbette, bu tür yatırımları üst yönetimden onay almak her zaman kolay olmayabilir. En etkili yöntem, öngörülen yatırımın getirisini göstermektir. CMMS yazılımı gibi uygun maliyetli bir öneriyle başlamayı düşünebilirsiniz. Sonuç olarak, umarız bu makale, bakım giderlerinizi nasıl yöneteceğinize dair faydalı bilgiler sunmuştur.