Bakım Yönetimi İçin Temel Kılavuz

Bakım, operasyonel performansın en temel faktörlerinden biridir. Arızalı fiziksel varlıkların neden olduğu olaylar ve kesintiler, bir şirketin kârlılığını altüst edebilir. Bakım yönetimi, bunun olmamasını sağlamak için gereklidir.

Aberdeen Strategy and Research yaptığı araştırmada, planlanmamış ekipman arıza süresinin şirketlere saatte ortalama 260.000 ABD dolarına mal olduğunu bildirdi. Bu şaşırtıcı miktardaki gelir kaybı genellikle imalat ve enerji endüstrileri gibi endüstriyel alanlarda ve IT sektöründe yaşanır.

Benzer şekilde, GE Digital tarafından desteklenen After The Fall: Cost, Reasons and Consequences of Unplanned Offtime adlı bir araştırmada, dünya çapında enerji, imalat, tıp, petrol ve gaz, kamu hizmetleri ve ulaşım gibi sektörlerdeki 450 karar vericiyle anket yapıldı. Çalışma, ekipman arızasının neden olduğu plansız duruş süresinin sektörden bağımsız bir sorun olduğunu ve etkilerinin işletmenin tamamında bir bütün olarak hissedildiğini buldu.

Burdan çıkartılacak sonuç, birçok işletmenin hala etkili bakım programları uygulamak ve uzun vadeli bakım performanslarını dengelemek için mücadele ettiğidir. Çözüm, bakım yönetimi aracılığıyla bakıma yapısal ve sistematik bir şekilde yaklaşmaktır .

Bakım yönetimi nedir?

Bakım yönetimi, bir şirketin fiziksel varlıklarını korumakla ilgili tüm süreçleri kapsar. Ana hedefi, şirketin temel hizmetlerinin etkinliğini en üst düzeye çıkarmak için varlık kullanılabilirliğini ve güvenilirliğini geliştirmektir. Bu nedenle, aslında endüstriyel bakım ve tesis yönetiminin temelidir.

Sanayi sektörünün yegane koruyucusu olarak başlayan bir uygulamadan, bakım yönetimi yıllar içinde önemli ölçüde gelişmiştir. Sıkıcı, genellikle hata içeren bir alıştırmadan, aşağıdaki hedeflerle daha kesin, teknoloji destekli bir sisteme doğru ilerlemiştir:

1. Bakım çalışmalarını planlamak. Etkin planlama sayesinde kuruluşlar, proaktif çalışmaya odaklanmak ve ortaya çıkan varlık sorunlarıyla hızla başa çıkmak için zamanlarını, emeklerini, araçlarını ve diğer bakım kaynaklarını verimli bir şekilde dağıtabilir.

2. Ekipman arızalarını ve üretim kesintilerini en aza indirir. İyi yönetilen varlık bakımı, ekipman kullanılabilirliğini ve performansını en üst düzeye çıkarmaya yardımcı olur. Nadiren olsa da duruşa sebebiyet veren arıza gerçekleştiğinde bile hızlı ve verimli bir şekilde düzeltilir.

3. Bakım maliyetlerini kontrol etmek. MRO (bakım, onarım, operasyonlar) faaliyetleri, şirketin işletme giderlerinin önemli bir bölümünü oluşturabilir. Çoğu bakım ekibi, çok sınırlı bir bakım bütçesi içinde kaliteli bakım işi sunmaya çalışarak, sürekli olarak bir dengeleme eylemi gerçekleştirmek zorundadır.

4. Mevzuata uygunluğun sağlanması. Her endüstrinin; ihlal edildiğinde ciddi cezalara sebep olabilecek bir dizi düzenlemesi vardır ve düzenleyici kurumlar söz konusu olduğunda, izlenebilir bir kayıt olmazsa olmazdır. Modern bakım yönetimi; denetimleri otomatikleştirmeyi ve kaydetmeyi, iç denetimleri yürütmeyi ve gerekli raporları oluşturmayı kolaylaştıran CMMS gibi araçlarla birlikte gelir.

5. Personel ve ekipman güvenliğini sağlamak. Doğası gereği, birçok demirbaş ve ekipman arızalandıklarında tehlikelidir (örn. kazanlar, kompresörler, elektrik tesisatları vb.). Proaktif bakım ve güvenlik eğitimi sayesinde bakım yönetimi, güvenli ve üretken bir çalışma ortamı yaratır.

Kötü bakım uygulamalarının sonuçları

Bakım, iş operasyonlarıyla o kadar bağlantılı ve kökleşmiştir ki, herhangi bir verimsizlik eninde sonunda organizasyon genelinde bir dalgalanma etkisi yaratacaktır.

Aşağıdaki resimde, yetersiz/düzensiz bakımın hemen belirgin olan bazı etkilerini görüyoruz (artan işçilik, sözleşmeler ve malzeme maliyetleri). Buna karşılık, gizlenen ve daha sonra ortaya çıkan çok daha fazlası vardır (güvenlik riskleri, kayıp üretim saatleri, daha yüksek enerji maliyetleri vb.).

Bu dolaylı bakım maliyetlerinin tümü, uygun bakım yönetimi ile ortadan kaldırılabilir veya en aza indirilebilir.

Bakım yönetiminin kapsamı nedir?

Bu bölümde, bakım yönetimi çerçevesini oluşturan bazı ana unsurların yanı sıra içerdikleri tipik faaliyetlerden bahsedeceğiz.

İş planlaması ve yönetimi

Bakım yönetimi, önleyici bakım çalışmalarını organize etmek ve planlamak ve ayrıca bakımla ilgili acil durumlarla başa çıkmak için gerekli kaynakları ve araçları tahsis etmelidir.

Tipik aktiviteler şunları içerir:

• Gelen iş taleplerini yönetmek

• İş emri yönetimi

• Rutin ve önleyici bakım çalışmalarının planlanması

Varlık Yönetimi

Varlık yönetimi, bakım yönetiminin merkezinde yer alır. Üç farklı yaşam döngüsü aşaması boyunca bir şirketin varlıklarının yönetimine yönelik stratejik ve analitik bir yaklaşımdır:

• Tedarik/satın alma: Belirli bir öğeye olan ihtiyacın belirlenmesi, planlanması, satın alınması ve devreye alınması.

• İşletme/bakım: Bu süre, varlığın faydalı ömrünü gösterir. Varlık, değer üretmek için kullanılır ve ömrünü kısaltabilecek arızalardan kaçınmak için rutin olarak bakılması gerekir. Bu, en uzun varlık yaşam döngüsüdür ve genellikle çeşitli bakım ve onarım çalışmalarını içerir.

• İmha etme: Bakım maliyetleri, varlığı çalışır durumda tutmak ekonomik olmayan hale gelene kadar kademeli olarak artar.

Bir işletmenin sahip olduğu her varlık önemli olsa da, bazı ekipmanlar diğerlerinden daha önemli olacaktır. Bu önem, varlığın değiştirilmesinin ne kadar maliyetli olduğu ve kurumsal hedeflere ulaşmanın ne kadar kritik olduğu gibi çeşitli faktörler tarafından belirlenir.

İnsan yönetimi

Sonuç olarak, her şeyi yürütmek ve operasyonların sorunsuz çalışmasını sağlamak bakım personelinize düşer. Bu nedenle, bakım programlarınızın ancak onları uygulayan kişiler kadar iyi olduğunu söylemek yerindedir.

Bakım iş gücünü yönetmek için tipik faaliyetler şunları içerir:

• Yeni bakım personeli işe alma

• Net sorumluluklar ve organizasyon hiyerarşisi oluşturmak

• Gerekli prosedürleri ve güvenlik yönergelerini oluşturmak

• Gerektiğinde çalışanları eğitmek ve becerilerini geliştirmek

• Çalışanları sorumlu tutmanın yanı sıra motive etmek

MRO envanter ve tedarikçi yönetimi

MRO envanteri, bir şirketin operasyonlarını sürdürmek için satın aldığı ürünleri ve araçları ifade eder. Örnekler arasında ampuller, temizlik malzemeleri, yağ, cıvatalar, somunlar, vidalar, yedek yedek parçalar vb. sayılabilir.

Fazla ve eksik stoklamanın olumsuz etkileri nedeniyle, şirketler genellikle MRO envanterleri için doğru dengeyi bulmakta zorlanırlar. Bakım yönetiminin önemli bir parçası, ideal bir MRO stok dengesi sağlamak ve parça mevcudiyetiyle ilgili sorunlardan kaynaklanan iş kesintilerini önlemektir. Çünkü envanter bakım yönetiminde çok önemli bir rol oynar , MRO tedarikçilerinin bakım programının başarısını etkileme potansiyeli vardır. Bu nedenle birçok bakım ve tesis yöneticisi, envanter ihtiyaçlarını tahmin etmek için dijital araçlar kullanmanın yanı sıra tedarikçileriyle uzun vadeli ilişkiler geliştirmeye çalışmaktadır .

Tipik aktiviteler şunları içerir:

• Malzeme kullanımını izleme (envanter kontrolü)

• Envanter tahminleri yapmak

• Parça fiyatları pazarlığı

• Değişiklikleri ve sorunları tartışmak

• Tedarikçi bazında envanter maliyetlerini izleme ve yönetme

Yüklenici yönetimi

On tesisten dokuzu , bakım iş yüklerinin en az bir bölümünü dışarıdan temin etmektedir.

Bakım yüklenicilerinin yönetimindeki tipik faaliyetler şunları içerir:

• Özel bakım görevleri için yüklenici bulma

• Bakım sözleşmelerinin müzakere edilmesi

• İş isteklerini gönderme ve uygunluk/performans takibi

• Değişiklikleri ve sorunları iletmek

• Her bir yüklenici ile ilişkili izleme maliyetleri

Bütçe yönetimi

Bakım çalışması, ekipman performansı ve kullanılabilirlik düzeyini yükseltir, ancak aynı zamanda çalıştırma maliyetlerini de artırır. İdeal olarak, şirketler ikisi arasında optimum bir denge aramalıdır.

Bakım yöneticileri, toplam maliyetleri toplayarak, izleyerek ve analiz ederek iç görüler elde edebilir, bütçelemeyi iyileştirebilir ve faaliyetlerini organizasyonun finansal tahminleriyle daha uyumlu olacak şekilde düzenleyebilir.

Tipik aktiviteler şunları içerir:

• Bakım bütçesini yönetmek

• Belirli bakım faaliyetleri için bütçe ayırma

• Maliyetleri düşürmek ve daha uygun maliyetli süreçler oluşturmak için alanlar bulmak

• Raporların oluşturulması ve üretilmesi

• Toplam bakım maliyetlerini takip etme

Bakım yönetimi yaklaşımlarının türleri

Artık tüm bunları aradan çıkardığımıza göre, muhtemelen bakım yönetimi stratejinizi nasıl ele alacağınızı veya ilk etapta nasıl başlayacağınızı merak ediyorsunuzdur. Hemen başlayalım.

Genel olarak konuşursak, bakım yönetiminin reaktif ve proaktif olmak üzere iki ana yönü vardır . Giderek daha fazla kuruluş ikincisine odaklanmaktadır.

Bakım yönetimi stratejilerinin evrimi

Bina ve ekipman bakımı, endüstriyel ortamda çok basit ve tepkisel bir bakış açısıyla başladı: bir parça ekipmanı kırılana kadar kullanın, ardından düzeltin; arada düzenli bakım yapılmaz. Bu uygulama yüzeyde hızlı, ucuz ve kolay görünse de, kuruluşlar bunun sürdürülebilir olmadığını çabucak anladılar.

Üretim operasyonlarının ölçeği artmaya devam ettikçe, reaktif bakım, tedarik zinciri ve kalite kontrol sorunları gibi ek komplikasyonlara neden oldu. Yavaş yavaş, proaktif bakım fikri (önemli varlıkların düzenli olarak denetlenmesi ve bakımının yapılması) yaygınlaştı.

Bakım yazılımı, durum izleme sensörleri ve IIoT teknolojisinin kullanıma sunulmasıyla birlikte bakım gelişmeye devam etti. Günümüzde şirketler, ekipman sorunlarını tahmin etmek ve bakım iş yükünü optimize etmek için kullanabilecekleri yüksek hacimli bakım verilerine erişebiliyorlar.

Bir sonraki bölümde en popüler proaktif bakım stratejilerini kısaca ele alacağız.

Proaktif bakım yönetimi seçenekleri

Bu proaktif bakım stratejileri listesi, uygulanması en ucuz ve en basit olandan daha gelişmiş ve karmaşık yaklaşımlara göre oluşturulmuştur:

• Önleyici bakım (PM) , en popüler proaktif bakım stratejisidir. Bakım çalışmaları düzenli aralıklarla yapılmaktadır. Aralıklar ya takvime dayalıdır ya da kullanıma dayalıdır.

• Duruma dayalı bakım (CBM) , varlığın durumunun durum izleme teknolojisi aracılığıyla izlendiği bir bakım metodolojisidir. Sensörler (veya el tipi ekipmanla yapılan testler) varlığın bir sorun yaşadığını gösterdiğinde bakım çalışması gerçekleştirilir.

• Tahmine dayalı bakım/Kestirimci bakım (PdM) , bir makinenin arızalanma olasılığının ne zaman olacağını tahmin etmek için durum izleme sensörleri ve makine öğreniminin bir kombinasyonunu kullanır. Bakım personeline uyarılar, bildirimler ve arıza oluşmadan önce onarım/servis planlamak ve programlamak için yeterli zaman veren bir erken uyarı sistemi gibi çalışır.

• Yönlendirici bakım , PdM'nin bir adım ötesine geçer. Yönlendirici bakım ile makineler, kendi kendine teşhis gerçekleştirmek için sensörleri ve analitikleri kullanır ve teknisyenlere tanımlanan sorun(lar)la nasıl başa çıkacaklarına dair birkaç çözüm sunar.

Bu stratejilerin her birine ek olarak, yalın bir organizasyon oluşturmaya çalışan şirketler, otonom bakım ve toplam üretken bakım (TPM) gibi kavramları uygulayabilir .

Doğru bakım yönetimi stratejisi nasıl seçilir

Şirket kültürü, endüstrisi ve varlıkları farklılık gösterdiğinden bakım yönetimi ihtiyaçları da farklıdır. Her bakım stratejisinin artıları ve eksileri olduğundan, tüm işletmeler için herkese uyan tek bir çözüm yoktur.

“Karma” bir yaklaşımın en doğrusudur. Örneğin, bir kuruluş, diğer ekipmanları önleyici bir bakım planına yerleştirirken, kritik varlıklar için bir kestirimci bakım programı kullanabilir . Veya çok kısıtlı bir bütçeniz varsa, reaktif ve önleyici bakımın bir karışımını kullanmayı seçebilirsiniz. En önemli şey, her varlığın kuruluş için önemine göre gereken ilgiyi görmesini sağlamaktır.

Etkin bir bakım departmanı kurmak

Bakım programınızın ancak ekibiniz kadar iyi olduğundan daha önce bahsetmiştik. Ancak, bir madalyonun her zaman iki yüzü vardır. En iyi yeteneğe sahip olabilirsiniz, ancak elverişli bir ortam sağlayamazsanız, bir sürü probleminiz olacaktır.

Doğru yapmak isteyeceğiniz birkaç önemli şey var:

1. Kalifiye bir bakım ekibini işe alın veya eğitin

2. Proaktif bir çalışma kültürü oluşturmaya odaklanın

3. Kılavuzlar, talimatlar ve kontrol listeleri aracılığıyla çalışmayı standart hale getirin

4. Bakım süreçlerini kolaylaştırmak için bir CMMS veya başka bir dijital çözüm uygulayın

5. Bakım ekiplerinin işlerini gerçekleştirmek için doğru araçlara sahip olmasını sağlayın

6. Sürekli iyileştirme yoluyla yalın bakım uygulamaları oluşturmaya çalışın

7. İzlemek istediğiniz bakım KPI'larını ve ölçümlerini seçin ve ayarlayın

Verimli bir bakım departmanına sahip olma arayışınızda, son derece faydalı bir kaynak bakım yönetimi yazılımıdır(CMMS). Sırada bu konuyu inceleyeceğiz.

Bakım yönetimi yazılımıyla işleri kolaylaştırma

Her endüstrinin, işi basitleştiren ve otomatikleştiren kendi teknolojileri ve çözümleri vardır. Muhasebeciler çeşitli finansal yazılımlara sahiptir. Medikal endüstrisinin hasta izleme, mevzuata uygunluk vb. için bir dizi çözümü vardır. Bakım ve tesis yöneticilerinin CMMS'si vardır. CMMS, bakım işlemlerinin optimizasyonu için başvurulacak çözümdür.

Yıllar boyunca, bilgisayarlı bakım yönetim sistemi, bakım yönetiminin ilerlemesinde çok önemli bir rol oynamıştır. Ancak bazı CMMS çözümleri diğerlerinden daha iyidir. Sınıfının en iyisi bir CMMS, kullanıcılarına aşağıdaki temel özellikleri sunacaktır:

• İş talebi portalı : Çoğu CMMS çözümü, çalışanların iş isteklerini hızlı bir şekilde göndermeleri için kullanabilecekleri bir tür iş talebi portalı sunar. Limble gibi daha gelişmiş çözümler, uygun olmayan ve tekrar eden talepleri kontrol eden ve otomatik olarak iptal eden algoritmalar içerir.

• İş planlama ve çizelgeleme : Kullanıcı dostu arayüz, personelin bakım takvimlerini ve bakım çizelgelerini görüntülemesine ve oluşturmasına, Planlı Bakım planlamasını otomatikleştirmesine, son tarihlerden önce hatırlatıcılar göndermesine, iş önceliğini anında değiştirmesine ve bakım iş akışlarını düzenlemek için gereken diğer her şeye izin vermelidir. .

• Merkezi bakım veritabanı: CMMS yazılımı bakım bilgilerini zahmetsizce derler ve her türlü varlık bilgisi için merkezi bir veritabanı görevi görür. Kullanıcılar bir varlığa tıklayarak geçmişi, raporları, sorunları, masrafları gibi önemli bilgilere tek bir yerden erişebilir.

• Yedek parça envanter yönetimi : Yedek parça envanter yönetimi manuel olarak izlenecek bir şey değildir. Bu modül, kullanıcıların MRO envanter yönetiminin çoğunu otomatikleştirmesine ve parça kullanımı, envanter tahmini, yeniden sipariş seviyeleri ve ilgili giderler hakkında bilgi sahibi olmasına olanak tanır.

• Tedarikçi yönetimi : Birden fazla tedarikçi için bilgileri merkezileştirme, sözleşmelerini ve bağlantılarını yönetme, zaman içindeki performanslarını takip etme ve her tedarikçiyle ilişkili maliyetleri izleme.

• Raporlama: Maliyetleri izlemekten KPI'ları izlemeye kadar varlık yönetimi operasyonlarınızın her yönüne ilişkin eyleme geçirilebilir iç görüler sunabilir. Ek olarak, bu raporlar mevzuata uygunluk denetimleri için kanıt olarak kullanılabilir.

• Mobil CMMS : Bakım ekibinizin performansını en üst düzeye çıkarmak istiyorsanız, modern bakım yazılımının mobil cihazlarda kolaylıkla erişilebilir olması gerekir.

Bakım çalışmalarını organize etmek için Limble CMMS kullanmak

Önceki bölümde ana hatlarıyla belirttiğimiz özellikler, Limble'ın bakım departmanınız için neler yapabileceğinin iyi bir temsilidir. Ancak, bir CMMS uygulamasının büyük bir karar olabileceğini anlıyoruz. Kuruluşunuz için en uygun bakım yazılımını seçtiğinizden emin olmak istiyorsunuz .

Doğal olarak, çoğu kuruluş önce yazılımı test etmek ister. Tüm bu özelliklerin kullanımının ne kadar kolay olduğunu kontrol etmek çok önemlidir. Limble CMMS'yi denemek isterseniz bir demo talebi yapabilirsiniz.

Son olarak

Bakım yönetimine yatırım yapmak ilk bakışta çok cazip bir teklif değildir. Muhtemelen, bu yatırımdan önemli bir getiri görmeye başlamak biraz zaman alabilir. Bazen, üst yönetimin uzun vadeli plan kavramını kavrayamadığı görülebilir. Bu biraz ironiktir çünkü tam anlamıyla onların işi aylar değil, yıllar sonrasını düşünmektir.

Her halükarda, bakım ve tesis yöneticileri, üst yönetimin sürekli olarak bakımı bir maliyet merkezi olarak düşünmeyi bırakmaya ve gerçekten olduğu gibi görmeye başlamaya zorlamak zorundadır : Tüm organizasyonun performansını artıran, katma değer yaratan bir faaliyet.

NOT: Asius , Limble CMMS Türkiye Temsilcisidir. Makalenin orijinalini Limble sitesinden okumak için tıklayın.