Otel Bakım Yönetimi ve Kârlılığa Etkisi
Güncelleme tarihi: 9 Ara 2022
“Evet, klima çalışmıyordu, tuvalet sifonu çekmiyordu ve çarşaflar kirliydi ama bunun dışında harika bir oteldi ” denildiğini asla duymazsınız.
Böyle bir otelin alabileceği tek şey kötü bir değerlendirme puanıdır. Kötü puanlar ile otel gelirlerindeki düşüşler arasındaki ilişkiyi görmek hiç de zor değil.
Misafir deneyimini etkileyen birçok farklı şey var. Şurası kesin ki; kalış kalitesini etkileyen teknik sorunların çoğunun insanların gözlerinden kaçabilecek şeyler olmadığıdır. İyi haber şu ki; otel bakım yönetimine uygun bir yaklaşımla bu sorunların çoğunu önleyebilirsiniz.
Bu makalenin devamında şunları tartışacağız:
otel bakımının kapsamı
otel işletmeciliği için önemi
ve otel bakım yönetiminin nasıl optimize edileceği
Otel bakımı nedir?
Otel bakımı, bir otel tesisinin parçası olan tüm sistemlerin, bileşenlerin ve ekipmanın bakımı ve onarımı için gerçekleştirilen tüm bakım faaliyetlerini kapsar. Bakım çalışmalarının tam kapsamı, otelin büyüklüğüne ve sunduğu hizmet yelpazesine bağlı olarak bir otelden diğerine büyük ölçüde değişir.
Otel bakımı, otel misafirlerini ilgilendiren konulara daha fazla odaklanan bir tür bina bakımı olarak görülebilir. Başka bir deyişle otel bakımı; sıhhi tesisat, havalandırma, aydınlatma ve tüm kuruluşun görsel temsili gibi şeylere daha fazla önem verir; çünkü tüm bina sistemlerinin sorunsuz çalışması, otelin pazarlanması açısından da olumlu olacaktır.
Otel bakımı kullanan yerler
Konaklama endüstrisi çok geniş bir kategoridir. Otel bakımı, bir tür konaklama ve misafir ağırlaması hizmeti sunan her işletmeye uygulanabilir:
oteller/moteller/pansiyonlar
konuk evleri/tatil kiralama
bazı rekreasyon ve rehabilitasyon merkezleri
kayak/spa/dağ/göl ve diğer tatil yerleri türleri
Bakım faaliyetlerinin tam kapsamı tesis/işletme türüne göre değişiklik gösterecek olsa da, temel görev yelpazesi otel endüstrisinde genellikle aynı kalır. Şimdi kısaca onlardan bahsedelim.
Ortak otel bakım görevlerinin listesi
Ele alınması gereken çok şey olduğundan, çok yönlü bir otel bakım ve kat hizmetleri ekibine sahip olmanız gerekir. Bu, bakım teknisyenleri için yeni bir şey değil çünkü çalıştıkları sektör ne olursa olsun her konuda uzman olmaları bekleniyor.
Birkaç kategoride gruplandırılmış şekilde bir otelde şunlara bakım yapılır:
Tesis büyük sistemlerinin bakımı (sıhhi tesisat sistemi, elektrik altyapısı, aydınlatma, havalandırma sistemleri)
Temizlik görevleri (odaları ve otel ortak alanlarını temizlemek, çamaşır yıkamak, misafir odası olanaklarını yeniden doldurmak, sorunları bakım ekibine bildirmek…)
Özel bakım çalışmaları (asansör sisteminin bakımı, soğutma üniteleri, çeşitli mutfak aletleri…)
Teknik ekipmanın bakımı (telefon hatları, TV'ler, wi-fi sistemi, bilgisayar ekipmanı…)
Otel bakımı
Oda içleri (oda mobilyaları, marangozluk, kırık mobilyaların sabitlenmesi/değiştirilmesi, döşeme, duvar kağıdı…)
Bina dışı ve peyzajının bakımı
Otel bakımı otel işletmesi için neden bu kadar önemlidir?
Burada anlaşılması gereken şeyler çok basit. Vasat otel bakımı, işletme için birden fazla şekilde azalan kar ile doğrudan ilişkilidir.
Birincisi, girişte zaten tartıştığımız şeydir. Bozuk sistemler, kötü değerlendirmelere yol açar, bu da işletmenizde kalmak isteyen kişi sayısını azaltır ve bu da gelirinizi düşürür.
İkincisi yine doluluk oranına bağlıdır. Ancak bu senaryoda otel odalarınız, ilgilenen müşteri sayısının azlığı nedeniyle değil, onları kiralamanıza engel olan teknik sorunlarınız nedeniyle boştur. Güvenlik riski oluşturan bir elektrik sorunu, su basmasına neden olan bir tesisat sorunu, bozuk kilit/anahtar sistemi vb. olabilir. Bir odanın müsait olmadığı her gece potansiyel bir gelir kaybıdır.
Vurgulamak istediğimiz üçüncü ve son nokta ise bakım maliyetleri ile ilgili. Bakım bütçesi, bir otelin işletme bütçesinin bir parçasıdır. Bakım maliyetleri kontrolden çıkmaya başlarsa, operasyonel bütçenizi artıracak ve kar marjlarınızı etkileyecektir.
Doğru bakım yazılımıyla desteklenen net bir otel bakım stratejisi , tüm bu sorunları önleyebilir.
Otel bakım yönetimini iyileştirmenin 4 yolu
Sınırlı bir bütçeyle otel bakım görevlerinin başında kalmak, biraz optimizasyon gerektirir. İşte sizi doğru yönlendirecek 4 ipucu.
1) Mobil bakım yazılımı uygulayın
İlk önce bir yazılım önerisiyle başlıyoruz. Mobil bakım yazılımı desteği olmadan optimize edilmiş, uygun maliyetli bir bakım iş akışına sahip olamazsınız .
İşlemleri mobil uygulama olmadan bir noktaya kadar optimize edebilirsiniz fakat mobil CMMS size o kadar çok zaman kazandırır ve o kadar çok veri sunar ki farkı kıyaslamaya bile gerek yoktur.
Bu, sunduklarının yalnızca bir anlık görüntüsüdür:
Bakım planlaması ve zamanlaması. Ağır hizmet işlerinden basit rutin bakım görevlerine kadar her şeyi, mevcut kaynakları ve işin tüm konuklar için ne zaman minimum düzeyde müdahaleci olacağını hesaba katacak şekilde planlamak için bir bakım takvimi kullanmayı içerir.
Yapılan bakım çalışmalarının takibi. Mobil CMMS, kimin ne yaptığını, işin zamanında yapıldığını, ne kadar reaktif ve önleyici bakım yaptığınızı doğru bir şekilde izlemenize ve tüm açık iş emirlerini görüntülemenize ve yönetmenize olanak tanır . Ek olarak, çok fazla işi taşeronlara yaptırırsanız, onlara CMMS'nize erişim izni verebilir ve işlerini takip edebilirsiniz.
Envanter yönetimi. Teknisyenler ihtiyaç duyduğunda gerekli yedek parça ve aletler mevcut değilse, çok fazla bakım işi yapamazsınız. Aylık olarak kaç yedek parça kullandığınızı izleyen Limble gibi bir CMMS'niz olduğunda, fazla ve eksik stok arasındaki dengeyi bulmak çok daha kolaydır.
Genel bakım iş akışını optimize etmek. Varlık tarihçesine anında erişim ve bakım kontrol listeleri oluşturma yeteneği sayesinde, bakım teknisyenleri, ister basit bir önleyici bakım görevi isterse bir acil durumunu ele almak olsun, atanmış işleri yürütmek için daha az zamana ihtiyaç duyarlar.
Bilgiye dayalı iyileştirmeler yapmak. İyi bir CMMS, varlıklarınız ve bakım ekibinizin performansıyla ilgili tüm verileri izler. Tüm bu veriler, çeşitli faydalı raporlar oluşturmak ve olası darboğazları tespit etmek için kullanılabilir.
2) Proaktif bakıma odaklanın
Daha önce de belirttiğimiz gibi, varlık arızalarını minimumda tutmak her otel yöneticisinin ve sahibinin çıkarınadır. Bu, önleyici bakıma güçlü bir şekilde odaklanmadan yapılamaz.
Herkes bunu farkındadır ancak hala birçok işletmenin bir şeylerin bozulmasını bekleyip ardından bakım teknisyenlerini göndererek çalıştığını görüyoruz.
Çok sayıda CMMS çözümü mevcut olduğundan, reaktif zihniyette takılıp kalmak için çok az mazeret vardır. Daha önce ele aldığımız tüm özelliklerle proaktif bakım yapmak çok kolaydır. Küçük bir bakım ekibi için bir CMMS'ye harcayacağınız 200$ veya 300$/ay, iş akışı optimizasyonları ve daha güçlü bir marka imajıyla gelen gelir artışı ile elde ettiğiniz maliyet tasarrufları ile karşılaştırıldığında hiçbir şey değildir.
Proaktif olmak, herhangi bir iyi bakım programının temelidir.
3) Kat hizmetleri ve bakım ekiplerini koordine edin
Otel yöneticileri hayatlarını kolaylaştırmak için kat hizmetleri ve bakım ekiplerinin net bir iletişim hattına sahip olmasını sağlamalıdır. Aynı şey resepsiyon için de geçerli.
Neden? Çünkü misafirler herhangi bir sorun yaşarlarsa ya resepsiyona ya da kat hizmetleri ekibine şikayette bulunacaklardır. Bu sorunların bakım ekibine hızla iletilmesini istersiniz.
Bunu yapmanın bir yolu, herhangi bir otel çalışanının bakım taleplerini göndermek için kullanabileceği basit bir iş talebi portalına sahip bir bakım yazılımı kullanmaktır. Buna ek olarak, belirli bir sorunun ayrıntılarını kolayca tartışabilmeleri için tüm ekibinizin mevcut birçok iletişim uygulamasından birine bağlanmasını sağlayabilirsiniz.
Bu, sorunları önce bir otel müdürüne bildirmekten ve onun mesajları bakım müdürüne veya bakım şefine iletmesini sağlamaktan çok daha hızlıdır.
İletişime ek olarak, zamanlama koordinasyonu çok önemlidir. Kat hizmetleri ve bakım ekibinin rutin işlerini aynı anda, aynı odada gerçekleştirebileceği birçok durum vardır. Zamanlamayı doğru koordine ederek oda kullanılabilirliği en üst düzeye çıkarılabilir.
4) Bakım verileriyle bakım maliyetlerini kontrol edin
Birçok kuruluş CMMS'yi yalnızca bakım maliyetlerini düşürmek için uygular. Makale boyunca bahsettiğimiz gibi, doğru verilerin parmaklarınızın ucunda olması, pahalı sızıntıları kapatmanın ve her yerde maliyet açısından verimli iyileştirmeler yapmanın en basit yoludur .
Örneğin:
Diyelim ki alışılmadık sıklıkta bozulan bir klima üniteniz var. Onarım için ne kadar yedek parça kullanıldığını (yedek parça maliyeti), o varlığın bakım ve onarımı için kaç adam-saat harcandığını (saatte teknisyen maliyeti) ve arıza sebebiyle bir odanın bir süre kullanılamadığı (potansiyel gelir kaybı) anlamına gelip gelmediğini görebilirsiniz. Tüm bu verilere sahip olmak, varlığın onarılması veya değiştirilmesi gerekip gerekmediğine karar vermeyi kolaylaştırır.
Limble CMMS ile kolayca takip edebileceğiniz bazı önemli noktalar şunlardır:
Envanter maliyetleri
İşçilik maliyetleri
Reaktif ve proaktif bakım çalışmasının maliyeti
Genel bakım maliyetleri (birden fazla tesis işletiyorsanız farklı konumlarla karşılaştırılabilir)
Diğer ilgili bakım KPI'ları
Şişkin bir bakım bütçesinin temel nedenini belirlemek her zaman kolay değildir. Varlıklar; ucuz yedek parçalar kullandığınız için mi, bir teknisyenin yetersiz bakım çalışması yaptığı için mi, müşteriler onu yanlış kullandığı için mi, yoksa saydıklarımızın bir kombinasyonu nedeniyle mi bozuluyor?
Durum ne olursa olsun, bir sürü bakım verisini otomatik olarak toplayan bir bakım sisteminiz olduğunda, nedeni bulmak çok daha kolay hale gelir.
Önemli çıkarımlar
Otel bakımı olmayan bir otel yönetimi yoktur, bu yüzden burda anlatılanları en baştan yapmak en iyisidir. Güçlü bir proaktif bakım ekibi oluşturun, otel bakım yazılımını uygulayın ve bakım işinin kalitesini artıracak ve genel bakım maliyetlerini azaltacak bilinçli iyileştirmeler yapın.
Limble CMMS ve otel bakım işlemlerinizi kolaylaştırmaya nasıl yardımcı olabileceği hakkında daha fazla bilgi edinmek istiyorsanız, bizimle iletişime geçmekten çekinmeyin.