Ofis Bakım Kılavuzu: Üretken bir çalışma ortamı oluşturmak
Güncelleme tarihi: 9 Ara 2022
Hayatımızın neredeyse üçte birini işte geçiriyoruz. İster mola odaları ve konferans salonları olan büyük bir açık alan, isterse bir dizi dar kabin olsun, ofis bakımı işyerini daha konforlu ve dolayısıyla daha üretken hale getirmede kilit bir faktördür. Diğer bir deyişle, ofis bakım yönetimi, uzun vadeli organizasyon başarısı için büyük bir faktördür.
Ofis bakımının neleri kapsadığını keşfedelim ve sizi başarıya götürecek en iyi uygulamaları özetleyelim
Ofis bakım hizmetlerinin kapsamı
Tesis yönetimi, çevresel bir maliyet merkezi olarak görülürken şimdilerde hayati bir iş etkinleştiricisi olarak görülmeye başlanarak, yıllar içinde önemli ölçüde gelişmiştir. Tesis yönetimi ve bina bakımının ayrılmaz bir parçası olan ofis yönetimi, çok çeşitli ofis binalarını ve işyerlerini yönetmek için kilit bir hizmettir.
Bununla birlikte, ofis bakım hizmetleri, ofisin büyüklüğüne, altyapının karmaşıklığına ve kullanılan bina sistemleri ve ekipmanlarının çeşitliliğine bağlı olarak değişebilir.
Ortalama bir kurumsal işyerinde her şeyin sorunsuz çalışmasını sağlamak için, perde arkasında yürütmeyi bekleyebileceğiniz daha yaygın bakım görevleri şunlardır:
Genel temizlik/temizlik hizmetleri
Mobilya muayene ve tamiri
Büro ekipmanlarının servis ve onarımı (fotokopi, yazıcı, kağıt öğütücü, su soğutucu vb.)
Havalandırma denetimi ve bakımı
IT ekipmanı bakımı
Yangınla mücadele sistemleri denetimi ve bakımı
Su arıtma ve tedarik hizmetleri
Güvenlik ve fiziksel erişim kontrolü
… ve dahası.
Yukarıdaki tüm görevlerin uygun şekilde yürütüldüğü ideal bir durumda, eğer varsa, bunun ticari faaliyetler üzerinde ne etkisi olur?
Ofis bakımı kurumsal başarıyı nasıl etkiler?
Ofis bakımının kârlılığınıza katkıda bulunduğu üç ana yol ve daha birçok küçük yol vardır. İşte büyükler.
1) Artan personel verimliliği
Çalışan verimliliğini etkileyen birçok küçük şey var. Yetersiz aydınlatma, iç ortam sıcaklığı, arızalı ofis ekipmanı, düzensiz çalışma alanı – bunların hepsi üretkenliği olumsuz etkileyen faktörlerdir.
İşverenler dengeli bir iç ortam sıcaklığı, aydınlatma ve tertipli alanlar sağlamak için proaktif adımlar attığında, personelin ruh halini olumlu yönde etkileyebilir, devamsızlığı en aza indirebilir ve yorgunluğu azaltabilir.
Böyle bir işyerinde, insanlar gereksiz yere dikkatleri dağılmadan işlerinin kalitesine ve organizasyonel hedeflere katkılarına odaklanabilirler.
2) Daha düşük işletme maliyetleri
Uluslararası Bina Sahipleri ve Yöneticileri Derneği (BOMA) International , 2018 kıyaslama raporunda, ABD genelinde özel sektör ofis binalarının onarım ve bakım için ortalama metrekare başına 2,15 ABD Doları (veya metrekare başına 23,24 ABD Doları) harcadığını belirtti.
Bakım işletme maliyetlerini kontrol etmek için kuruluşların 3 şeyden kaçınması gerekir:
Aşırı pahalı müteahhitler .
Ekipman ve altyapı üzerinde herhangi bir önleyici bakım yapılmaması, daha sonra gereksiz harcamalara yol açar.
Çok fazla bakım yapmak yedek parça, zaman ve işçilik israfına neden olur.
Basitçe söylemek gerekirse, işletme maliyetlerini kontrol etmek için öncelikle bakım maliyetlerinizi takip edip ve kontrol edebilmeniz gerekir .
3) Daha iyi iş itibarı ve marka imajı
İyi bir ilk izlenim bırakmak için asla ikinci bir şansınız olmaz derler. Bir müşteri veya iş ortağının ofisinize girdiğini, akan klimadan damlaları yakalamak için orada bulunan bir kovanın üzerinden geçtiğini ve ardından gıcırdayan bir sandalyeye oturmak zorunda kaldığını ve bu sırada o tuhaf kokunun nereden geldiğini merak ettiğini hayal edin.
Bunun akla ne getirir bilinmez ancak kesinlikle işinizin organize olduğunu ve yeni zorluklara göğüs germeye hazır olduğunu getirmez.
Ofis bakımını dışarıdan mı yaptırmalısınız, yoksa şirket içinde mi halletmelisiniz?
Her ofis bakım görevinin düzgün ve zamanında yapılmasını sağlama çabanızda, vermeniz gereken birkaç önemli karar olacak. En önemlilerinden biri, ofis bakımınızı tesis bakım uzmanlarına mı yaptıracağınız yoksa kendiniz mi yapmaya çalışacağınızdır.
Küçük bir şirket içi bakım uzmanı ekibiyle bile, sıhhi tesisat veya elektrik işleri gibi özel görevlerle ilgilenmek için bazı müteahhitler ve hizmet sağlayıcılarla ortaklığa ihtiyaç duyacağınızı unutmayın.
Her iki yolun da avantajları ve dezavantajları vardır.
Dış kaynak ofis bakımı
Artıları:
Daha kaliteli bakım hizmeti sunumu.
Nitelikli bir FM şirketi ile ortaklık, büyüme, daha iyi pazar penetrasyonu ve rekabet gücü için fırsat sağlar.
Özel ofis bakım kaynaklarına ve sektördeki en iyi uygulamalara erişim.
Verimliliği arttırmak.
Ana işe daha iyi odaklanın.
Bakım personeli sorunları hakkında düşünmek zorunda değilsiniz.
Eksileri:
Operasyonel kontrolün azaltılması.
Artan güvenlik ihlalleri ve gizlilik sorunları riski.
Dış kaynaklı şirket tarafından yapılan hatalar müşterinin itibarını olumsuz etkileyebilir.
Küçük bir şirket içi ekip kurmaktan daha pahalı olabilir.
Şirket içi ofis bakımı
Artıları:
Süreçler ve prosedürler üzerinde maksimum kontrol.
Bakım maliyetleriniz ve bunu optimize etme seçenekleriniz hakkında daha fazla bilgi.
Ekipman sorunları daha hızlı çözülebilir.
Ekipmanınızın ve altyapınızın genel durumu hakkında daha fazla bilgi.
Eksileri:
Hakkında çok az şey bildiğiniz bir şeyle ilgilenecek bir iç ekip oluşturmak zaman ve çaba gerektirir.
Daha küçük kuruluşlar, tam zamanlı bir tesis yöneticisi ve bakım personelini işe almayı haklı çıkarmak için yeterli işe sahip olmayacaktır .
Bakım sorumluluklarının bir kısmını mevcut çalışanlarınıza devretmeyi planlıyorsanız, bu bir dizi farklı organizasyon ve üretkenlik sorununa neden olabilir.
Büyük kuruluşlar, bakım işinin büyük kısmını kurum içinde tutmak için daha fazla teşvike sahiptir. Bir sonraki bölümde, bakım yönetimi için nasıl etkili bir temel oluşturabileceğinizi kısaca açıklayacağız .
Temel ofis bakım görevlerini şirket içinde yönetme
Bir bakım departmanı kurmak zaman alır . Ofis bakımı, endüstriyel bakım kadar karmaşık olmasa da, yine de önceden plan yapmakta fayda vardır.
1) Bakım ihtiyaçlarınızı anlayın
Eğer hazırda yoksa, tüm ofis ekipmanınızı ve cihazlarınızı içeren kapsamlı bir fiziksel varlık kaydı oluşturun. Bunu, basit bit varlık envanter yönetimi yazılımını kullanarak yapabilirsiniz . Bu, tüm ekipmanı/envanteri hesaba katmanıza yardımcı olacak ve konumunu izlemeyi kolaylaştıracaktır.
Bundan sonra, gerçek bakım ihtiyaçlarınızın ne olduğunu görmeniz gerekir. Başka bir deyişle, proaktif bakımdan hangi ekipmanlarının en fazla yararlanır ? Az önce yaptığınız listeyi gözden geçirin ve o ekipmanları işaretleyin.
Büyük kuruluşlar, IT ekipmanıyla ilgilenecek IT desteğine sahiptir. Sadece bir kat veya ofis alanı kiralıyorsanız, bina sahibinin genellikle asansörler, sıhhi tesisat, yangın güvenlik sistemleri ve elektrik işleri gibi temel bina sistemleriyle ilgilenmek de dahil olmak üzere mülk yönetimi için bir şirketi veya ekibi olacaktır.
Genellikle, işletmenizin aşağıdaki gibi görevlere odaklanacak birine ihtiyacı olacaktır:
Çöplerin çıkarılması ve temizlik hizmetleri
Havalandırma Sistemleri bakımı (düzenli denetimler yapın, filtreleri değiştirin, vb.)
Ara sıra ofis mobilyalarını, ekipmanlarını ve cihazlarını incelemek ( PAT testi )
Yeni cihazların veya mobilyaların kurulumuna yardımcı olmak
Halı ve döşeme temizliği
Dış ve/veya iç cam temizliği
Ofis çevresinde küçük onarımlar yapmak
Bunu ister bakım yüklenicileri aracılığıyla yapın, ister tam zamanlı/yarı zamanlı bir tamirci kiralayın, çalışanlarınızı dahil edin veya yukarıdakilerin tümü.
Her durumda, bir bakım planına sahip olmaktan zarar gelmez.
2) Önleyici bir bakım planı oluşturun
Önleyici bir bakım planı, önemli rutin bakım görevlerinin zamanında yapılmasını sağlamak içindir. İşi önceden planladığınız için, bu görevleri yerine getirmek için gerekli araçları, yedek parçaları ve işçiliği tahsis etmek için yeterli zamanınız olmalıdır.
3) Bakım çalışmalarınızı mobil CMMS ile destekleyin
Zamanlama işi yapbozun sadece bir parçasıdır.
İş, kurum içi bir ekip üyesi tarafından yapılıyorsa, gerekli araçlara, yedek parçalara ve güvenlik ekipmanlarına sahip olmaları gerekecektir. Bazı durumlarda, bu kişinin bakım kontrol listelerine, kullanım kılavuzlarına, Standart Çalışma Prosedürlerine ve diğer belgelere de erişmesi gerekebilir.
Parçalar ve aletler için bir tür depolama odasına ihtiyacınız olacak. Belgeler için en iyi seçeneğiniz, bunları Limble gibi CMMS yazılımında saklamaktır .
Limble CMMS'yi varlık envanter yönetimi yazılımınız olarak kullanabilirsiniz. Ekipmanı veritabanına girersiniz. Her ekipman parçası için marka ve model, kılavuzlar, sorun giderme kontrol listeleri, satıcı ayrıntıları, kullandığı yedek parçalar vb. ayrıntıları ekleyebilirsiniz.
İşte Limble'ın ofis bakımını basitleştirmek için yapabileceği bazı güzel şeyler:
Bakım ekibinin çözmesi gereken bir sorun mu var? İş emri açmak çok kolay: herhangi bir çalışanınız çevrimiçi iş talebi portalımıza girebilir, sorun açıklamasıyla birlikte talebi gönderebilir ve bir resim ekleyebilir (gerekliyse). Taleplerin ilerleyişi hakkında e-posta yoluyla bilgilendirilirler.
Limble'ın sürükle ve bırak bakım takvimi, her türlü bakım işini planlamanıza ve düzenlemenize yardımcı olur.
Her varlık için benzersiz bir kod oluşturmak için yerleşik QR kod oluşturucumuzu kullanın. Çıktısını alın ve ekipmana yapıştırın. Limble'a erişimi olan herkes, cep telefonuyla barkodu tarayarak varlığı hızlı bir şekilde tanımlayabilir.
Parça envanterinizi takip etmek ve gelecek kullanımlar için doğru tahminler yapmak için yedek parça envanter modülümüze güvenin.
Bakım taleplerini dış yüklenicilerle paylaşmak ve yaptıkları işi takip etmek için Satıcı yönetimi özelliğimizi kullanın.
Her bulut tabanlı çözümde olduğu gibi, bahsedilen her şeye ek olarak, Limble güçlü bir raporlama sistemi sunar, böylece varlıklarınızın performansı, bakım ekibinizin performansı, bakım sağlayıcılarınızın performansı ve ayrıca bakım sağlayıcılarınızın performansı hakkında ayrıntılı bir fikir edinirsiniz. Ayrıca yukarıda belirtilen kategorilerin her biri için ayrıntılı maliyet dökümüne ulaşırsınız.
İşverenler verimli bir çalışma ortamı yaratmaya nasıl yardımcı olabilir?
Birçok işletme, bakım görevlerini dışarıdan temin etmeyi ve ana işlerine odaklanmayı seçecektir. Bununla birlikte, daha rahat bir çalışma alanı yaratmak için yapabilecekleri bazı yardımcı şeyler de var.
1) İyi bir aydınlatma ayarlayın
Özellikle doğal ışık. Nörobilimciler doğal ışık, çalışanların uykusu ve yaşam kalitesi arasında bir bağlantı kurdular. Ofislerinizde birkaç pencere varsa, aşağıdakileri deneyin:
Tavan pencereleri ekleme olasılığını keşfedin
Çalışanların üzerindeki doğrudan parlamayı ve olası göz yorgunluğunu azaltmak için floresan ampullere karşı daha fazla LED kullanın
Aydınlatmanın üretkenliği nasıl etkilediğini unutmayın
Daha fazlasını öğrenmek isteyenler için ilginç bir ofis aydınlatma tasarım rehberi.
2) Ergonomik ofis mobilyalarına yatırım yapın
Eklemlerdeki gerilmeyi azaltmak, sırtın gerilmesini önlemek ve gelecekteki kas-iskelet sistemi sorunları olasılığını en aza indirmek için rahat, destekleyici ve ergonomik mobilya ve koltuklara yatırım yapın.
Ergonomik sandalyeler sağlamak omurga sağlığına iyi gelse de, genel olarak personel duruşunu iyileştirmeye yardımcı olacak ek adımlar atabilirsiniz. Çalışmalar, oturmak yerine ayakta daha fazla zamanın çalışan sağlığı için daha iyi olabileceğini gösteriyor. Bu nedenle, işyerinde hareketi teşvik etmek için aşağıdakiler gibi yenilikçi yollar deneyin:
Ayakta çalışma masaları
Personeli öğle yemeğinde masalarından ayrılmaya ve hareket etmeye teşvik etmek için açık havada öğle yemeği molası alanları yaratmak
Ayarlanabilir masaüstü yükselticileri sağlamak . Bunlar, ayakta duran masalardan daha ucuzdur, bu nedenle iş gücünüzün çoğuna dağıtılabilirler.
Birçoğumuzun hala masa başında birkaç saat geçirmemiz gerekecek. Ergonomik mobilyaların yanı sıra, uygun oturma pozisyonu ipuçlarını çalışanlarınızla paylaşmakta fayda var .
3) İç mekan hava kalitesini iyileştirin
Optimal iç hava kalitesinin korunması, tahrişlere, hastalıklara ve hasta bina sendromuna katkıda bulunabilecek iç mekan kirleticilerinin tehlikeleri nedeniyle tartışılmaz bir gerekliliktir.
Bu, ihmalkar olmayı göze alamayacağınız bir alandır. Neyse ki, akıllı havalandırma sistemleri gibi iç mekan hava kalitesini yönetmenize yardımcı olacak birkaç modern çözüm var. Ek bir bonus olarak, bu sistemler aynı zamanda enerji verimliliğini de artırır.
4) Bakım için bütçe ayırın
Bakımın bir bedeli vardır fakat bakım yapmamak uzun vadede çok daha pahalıdır.
Bu nedenle bakım çalışanlarınıza verimli olmaları ve kaliteli işler sunmaları için ihtiyaç duydukları kaynakları sağlayın. Onları havadan çözümler üretmeye zorlarsanız, tekrarlayan sorunlardan şikayet etme hakkınız olmaz.
5) Personel girdisini göz ardı etmeyin
Bu, binadaki ve ofiste karşılaştıkları büyük zorluklar hakkında bilgi almak için personelden geri bildirim istemek kadar basittir. Ne tür iyileştirmeler görmek istediklerini önermelerini isteyin.
Çalışanlar ofisin temiz ve bakımlı kalmasına nasıl yardımcı olabilir?
İşyeri ortamı her zaman profesyonel ve temiz tutulmalıdır. Bu nedenle herkes için ofis alanını düzenli, tertipli ve temiz tutmak önemlidir.
Bu, herkesin bazı temel kurallar üzerinde anlaşmasını sağlayarak ve bir ofis görgü kuralları oluşturarak başarılabilir.
1) Kişisel sorumluluğu ilan edin
Bakım ekibinizi desteklemenin harika bir yolu, meydana gelen her küçük sorun için onları aramaktan kaçınmaktır. Sorunu bildirmek için gereken süreden daha kısa sürede sorunu çözebilirseniz, bakım ekibinin muhtemelen bunu bilmesine gerek yoktur.
Benzer şekilde, tüm çalışanlar ofisi temiz ve düzenli tutmak için biraz çaba göstermelidir.
Bu bağlamda, kişisel sorumluluk, çalışma alanını düzenli tutmak, eşyaları çöpe atmak, çıkarken ışıkları ve cihazları düzgün bir şekilde kapatmak veya mutfak ve tuvalet gibi ortak alanlarda kendi temizliklerini yapmak gibi şeylere kadar değişebilir.
2) Bakım irtibatı olacak kişileri belirleyin
Acil bir durum olduğunda lider sizseniz asla “biri 112'yi arasın ” dememelisiniz. Bunun yerine birine bakıp “112'i ara” demelisiniz .
Aynı durum bakım taleplerinin gönderilmesi için de geçerlidir. Eğer biri yapabilirse, genellikle kimse yapmaz.
Bu nedenle, bakım ekibinde aracı olarak görev yapacak birini atamak mantıklıdır. Herhangi bir teknik bakım detayına dahil olmaları gerekmez, sadece nasıl talep açacaklarını ve kimi arayacaklarını (bir bakım acil durumu varsa ) bilmeleri yeterlidir.
İş ilerledikçe bakımla bağlantı kurmaya devam edebilir ve diğer tüm çalışanları güncel tutabilirler.
3) Sorunları ortaya çıktıkça bildirin
Uzun süre göz ardı edilirse, fotokopi kağıdı sıkışmaları veya fotokopi makinesinin kırışmış kağıt çıkarması gibi basit görünen sorunlar, maliyetli onarımlar gerektirecek ve önemli teslim tarihlerini aksatacak daha ciddi bakım sorunlarına yol açabilir.
İdeal olarak, bakım sorunlarını bildirmek için halihazırda Limble CMMS gibi bir sistem mevcut olmalıdır. Tabii ki, yalnızca talebi yere götürmekle ilgileniyorsanız, işi halledebilecek daha basit biletleme sistemleri de var.
Yine, tüm bakım taleplerinin belgelenmesi gerektiğini eklemek önemlidir. Sözlü istekler yapılmamalıdır. Ayrıca, bu taleplere mümkün olduğunca fazla bilgi eşlik etmelidir, böylece teknisyenler yalnızca sorunu yeniden denemek ve yeniden oluşturmak için bir cihazda sorun gidermek için bir saat harcamak zorunda kalmazlar.
#4) Ofis görgü kurallarına dikkat edin
Herkesin izleyebileceği bazı basit ve yaygın ofis temizleme kuralları şunlardır:
Çalışma alanınızı her zaman düzenli tutun.
Çalışma alanınızdaki ve diğer ortak alanlardaki dağınıklıktan kurtulun.
Elektrik kablolarının düzgün bir şekilde toplandığından emin olun.
Gerektiğinde el dezenfektanları ve dezenfektanlar kullanın.
Kapıları, koridorları ve yangın çıkışlarını engellerden uzak tutun.
Yenmemiş yiyecekleri atın ve yiyecek ambalajlarını uygun kutulara atın.
Buzdolabında kalan yiyecekleri çıkarın.
Mutfak yüzeylerini ve aletleri silin.
Bir şey dökersen arkanı kendin temizle.
Doğru geri dönüşüm kutularını kullanın.
Temizlik ekibi Perşembe günleri geliyorsa Pazartesi günkü kirli bulaşıklarınızı onları beklemeye bırakmayın.
Kendi ofis görgü kurallarınızı oluşturun, yazdırın ve ofisteki stratejik noktalara yerleştirin. Bu aynı zamanda kendi ofis bakım kontrol listeniz olarak da kullanılabilir.
Ofis temizliği ve bakımı herkesin işidir
Burada, muhtemelen umduğunuzdan çok daha fazla bilgiyle size ulaştık. İyi haber şu ki, iş yeri yetişkin profesyonellerden oluşan bir topluluktur (her zaman böyle görünmese de).
Bazı temel kurallara uyarak herkesi aynı sayfada bulabilirseniz, bakım görevlisi tesisinizde nadir görülen bir kişi olacaktır.
Bakması gereken önemli bir metrekareye sahip olanlar, ofislerini en iyi durumda tutmak için her zaman Limble CMMS gibi modern çözümlere güvenebilirler.